ELO Link for Mitan^®4T

Automatische Belegarchivierung für Mitan^®4T

Digitale Archivierung und Dokumenten-Management
Digitale Archivierung und Dokumenten-Management erhalten Einzug in Unternehmen jeder Größe und reduzieren den Umfang der Papierarchive ganz erheblich - bei gleichzeitig bedeutend schnellerem Zugriff auf alle Dokumente, E-Mails und Dateien. Der Elektronische Leitz Ordner (ELO) ist die kostengünstige Komplett-Lösung für Unternehmen jeder Größenordnung von 3 bis 50.000 Arbeitsplätzen.

Vollautomatische Übergabe aus Mitan^®4T
Alle aus Mitan^®4T erzeugten Belege werden automatisch als PDF-Dokumente in ELO abgelegt und dabei mit umfangreichen Metadaten wie Kundennummer, Vorgangsnummer, Beträge, Datum uvm. indexiert. Zusätzlich werden alle Dokumente in ELO in den Volltext aufgenommen, so dass später nach jedem Wort und Zahl im Dokument recherchiert werden kann, unabhängig des Ablageortes und ohne diese vorher eingegeben zu haben.

Einfache Konfiguration
Über eine einfach zu bedienende Konfigurationsoberfläche werden die einzelnen Belegarten definiert. Der Konfigurator ist intuitiv und ohne großen Schulungsaufwand zu bedienen, so dass der Administrator selbst Anpassungen vornehmen kann wie zum Beispiel eine Belegart hinzufügen.

In der Maske für die Belegartendefinition wird der MITAN ELO-Export-Ordner ausgewählt. Die Belegarten werden dann automatisch aus Mitan^®4T ausgelesen und erkannt. Dabei können Sie auswählen, welche Belegarten in ELO archiviert werden sollen. Jeder Belegart kann dann ein individueller Ablageort im ELO-Archiv zuordnet werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, bis zu zwei Referenzen (optische Mehrfachablage) anzulegen. Referenzen bedeuten, dass weitere Ablageorte vorhanden sind, an denen die Dokumente sichtbar sind. Die Dokumente selbst liegen hierbei nur einmal im Archiv, die Referenzen sind also Verknüpfungen zum Hauptdokument.

Mit Unterschrift archiviert
Dokumente, die von Ihrem Kunden unterschrieben werden müssen, fügen Sie auf einfache Weise an den gedruckten Beleg. Egal welche Belegart unterschriftspflichtig ist - Sie scannen einfach den unterschriebenen Beleg, z.B. Lieferschein, ein und klicken in der ELO-Postbox auf eine Schaltfläche. Der Rest ist automatisiert mittels Barcode. Der Lieferschein wird als neue Version auf den bereits durch den Belegdruck archivierten Lieferschein gelegt. Im Archiv sehen Sie anschließend den gescannten Lieferschein mit der Unterschrift.

Komfortabel suchen - Click & View direkt aus Mitan^®4T
Über den neuen Click & View Button in Mitan^®4T können dann aus der Buchungsmaske Belege oder ganze Kunden-/Lieferantenakten in der passenden Akte direkt in ELO angezeigt werden, ohne eine separate Suche auszuführen.